אירוע עסקי רשמי בלי נוקשות: איפה לשנות את הפורמט ואיפה לא

אירוע עסקי כולל לרוב מפגש של העובדים, כמה הרצאות או נאומים ומצגת. רבים מעדיפים להימנע ממנו, כי הוא נשמע צפוי. הוא לא חייב להיות שבלוני ומרובע, ואין צורך לוותר על הרשמיות כדי לשנות את זה. הרשמיות נותנת כבוד לאורחים ולתוכן. מה שמכביד הוא נוקשות אחידה מהכניסה ועד היציאה.

הפתרון הוא להפריד בין החלקים. בכל אירוע יש רגעים שהרשמיות שלהם היא העיקר, ורגעים שאפשר לשחרר בלי שאף אחד ירגיש שהרמה ירדה. המפה הבאה עוזרת להבחין ביניהם.

איפה לשנות ואיפה לא: מפה לפי שלבי האירוע

שלב באירוע	אפשר לשנות?	מה עושים
כניסה והרשמה	כן, כאן הכי בטוח	מוזיקה חיה, פסל חי או דמות בתלבושת אלגנטית
מינגלינג לפני הפתיחה	כן	עמדת צילום, או צייר קריקטורות שמצייר את העובדים
נאומים וברכות	לא	משאירים אותם כמו שהם ושומרים על הזמנים. אף אמן לא עובד במקביל
מעברים בין דוברים	בזהירות	מנחה שמחבר בין החלקים בטון שנקבע מראש
הרצאות ומצגות	מעט	התוכן נשאר. אפשר לסגור נושא בחידון קצר נושא פרסים
הפסקות	כן	נגנים, או אמן שעובר בין הקבוצות
טקס הוקרה או הענקה	לא	סדר קבוע, טון מכובד, בלי תוספות
סיום הערב	כן, כאן יש הכי הרבה חופש	מופע או להקה, אחרי שהחלק הרשמי הסתיים

שינויי פורמט שלא דורשים אטרקציה

לפעמים מספיק לשנות את המבנה, בלי להוסיף אף אמן:

• רכזו את הנאומים בחלק אחד, במקום לפזר אותם לאורך הערב.
• החליפו הרצאה ארוכה בפאנל קצר עם שאלות קהל.
• תנו למנחה לחבר בין החלקים, במקום להקריא שמות ברצף.
• הושיבו אנשים ממחלקות שונות יחד, במקום לפי מחלקה.

כמה רשמי האירוע שלכם?

אותה אטרקציה יכולה להתאים לערב עובדים ולהיות לא במקום בערב גאלה. לכן בדקו את רמת הרשמיות לפני שאתם בוחרים. בין האטרקציות לאירועים עסקיים יש כאלה שמתאימות גם למפגשים מכובדים.

רמת הרשמיות	מה עובד	ממה להיזהר
מכובד מאוד: גאלה, טקס, אורחים בכירים	פסלים חיים, מיצגים, דמויות שטח בתלבושות אלגנטיות, נגנים	הומור על חשבון אנשים, שיתוף קהל בלי הסכמה
מקצועי: כנס, תערוכה, יום הרצאות	הרכב מוזיקלי בהרשמה, עמדות צילום, ציירי קריקטורה	מופע שעוצר את היום
ערב חברה עם חלק רשמי	חידונים נושאי פרסים, מנחה עם הומור חכם, מופע בסיום	בדיחות פנים שלא עברו אישור

חמש שאלות לפני שמאשרים אטרקציה

1. מה הצורך? החליטו למה אתם מוסיפים אטרקציה. בדקו את אופי העובדים, החברה והאירוע, ורק אז בחרו.
2. כמה אנשים יגיעו? האטרקציה צריכה להתאים לכמות האורחים.
3. מה העלות? הכינו תקציב, השוו בין ספקים ובחרו באטרקציה שעומדת בו. זה גם מקצר את ההתלבטות.
4. מה המקום מאפשר? בדקו את תנאי השטח מראש. יש אטרקציות שצריכות חלל גדול, ויש כאלה שמסתפקות בחלל קטן.
5. האם תיהנו מזה? בסוף המטרה היא שגם אתם וגם האורחים תיהנו ותיזכרו בזה בחיוך. אם הרעיון לא מעלה לכם חיוך, חפשו אחר.

מה יכול להשתבש, ואיך שומרים על הטון

מה עלול לקרות	איך מונעים
אמן מתנגש בנאום	משבצים כל אטרקציה בלוח הזמנים ומעבירים אותו למנחה
הומור שלא מתאים לארגון	מעבירים לשחקנים את רמת הרשמיות ונושאים שעדיף לא לגעת בהם
אורחים בכירים מרגישים מובכים	בוחרים אטרקציה שאפשר להסתכל עליה מהצד, וההשתתפות מרצון
האטרקציה נראית מנותקת מהאירוע	מתאימים תלבושות, שפה והתנהגות לרמת האירוע
ההנהלה חוששת מהשינוי	מציגים לה את המפה: הנאומים והטקס לא משתנים

מאיפה מתחילים

אם זו הפעם הראשונה שאתם משנים משהו באירוע רשמי, התחילו בכניסה ובהפסקות. אלה השלבים הכי בטוחים, ותוכלו לראות איך הקהל מגיב. רוצים גם שהעובדים ישתתפו? ראו הפעלות לאירועי חברה. האירוע חוזר על עצמו משנה לשנה? התחילו מהאבחון לאירועי חברה שמרגישים אותו דבר.

אנחנו ב"איתמר שחקנים" נשמח להתאים לכם אטרקציה לאירוע. השאירו פרטים ונחזור אליכם.

שאלות נפוצות על אירוע עסקי רשמי

אפשר לשלב אטרקציה באירוע עסקי רשמי?

כן, בשלבים שלא שייכים לבמה: הכניסה, ההפסקות והסיום. את הנאומים והטקס משאירים כמו שהם.

איזה חלק באירוע רשמי לא כדאי לשנות?

נאומים, ברכות וטקסי הוקרה. ברגעים האלה הטון הוא העיקר, ואף אמן לא צריך לעבוד במקביל.

איזו אטרקציה מתאימה למפגש מכובד?

פסלים חיים, מיצגים, נגנים, עמדות צילום וציירי קריקטורה. מתאימים את התלבושת והשפה לרמת האירוע.

מנחה יכול לשחרר את האווירה באירוע רשמי?

כן. מנחה שמחבר בין החלקים בטון מדויק מקל על האווירה בלי לגעת בתוכן. קבעו איתו מראש מה לא נכון להגיד.

איך משכנעים הנהלה שחוששת מאטרקציה באירוע רשמי?

מראים לה מה לא משתנה: נאומים, טקס ולוח זמנים. מציעים להתחיל בכניסה ובהפסקות, שם הסיכון הכי נמוך.

עוד מאמרים שכדאי לקרוא

אמנים לאירועים עסקיים: איך מתאימים אמן למטרת האירועמתחילים מהמטרה של האירוע, ורק אחר כך בוחרים אמן. בהשקה האמן משרת את המסר ומוביל לרגע החשיפה. בכנס הוא שובר את השגרה בהרשמה ובהפסקות,...שחקנים לאירועים: איזה תפקיד שחקן יכול למלא באירוע שלכםשחקנים לאירועים ממלאים כמה תפקידים: מקבלים אורחים, נעים בשטח כדמויות, מציגים מופע קצר, מובילים משחק שהקהל משתתף בו או מלמדים ילדים להתנסות. בוחרים תפקיד...איך משלבים שחקנים לאירועים: תזמון, מיקום ותדריךכדי לשלב שחקנים באירוע בהצלחה, מחליטים על שלושה דברים: מתי הם נכנסים, איפה הם עומדים ומה הם יודעים מראש. קבלת הפנים יוצרת רושם ראשוני,...איך לשדרג אירוע: 3 רעיונות שאפשר ליישם באירוע הקרוב שלכםכדי לשדרג אירוע, בדקו מה חסר בו והוסיפו תוכן שעונה על זה. כשיש הרבה ילדים, מתנפחים וסדנאות יצירה מעסיקים אותם. כשהרחבה לא נפתחת, רקדנים...